Rae Vallavalitsuse isikuandmete töötlemise kord

Rae Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi asutus) täidab avaliku võimu ülesandeid ning töötleb teie isikuandmeid  kohaliku omavalitsuse üksusele pandud ülesannete täitmiseks  seadusega lubatud ulatuses

Kohaliku omavalitsuse üksuse ülesanded, mille käigus võib vajalikuks osutuda ka isikuandmete töötlemine, tulenevad eelkõige kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse §-st 6 ja muudest õigustloovatest aktidest.

Peame tähtsaks järgida kõiki isikuandmete töötlemise põhimõtteid ning kasutame turvameetmed kaitsmaks teie isikuandmeid  tahtmatu või volitamata töötlemise, avalikuks tuleku ja hävimise eest. Rae Vallavalitsus võib kasutada kolmandast isikust teenusepakkujaid meie nimel teatud tegevuste haldamiseks (näiteks meilide ja posti saatmine, turunduskampaaniate läbiviimine ning tulemuslikkuse jälgimine, vallavalitsuse veebilehtede ning rakenduste loomine ja tulemuslikkuse jälgimine jne). Seetõttu võime nende teenuste osutamiseks jagada teie isikuandmeid vastavate äripartneritega, kuid ainult sellises ulatuses, mis on neile vajalik  teenuse osutamiseks ja veendudes, et nad järgivad andmekaitsereegleid. Rae vallavalitsus väljastab teie isikuandmeid ainult neile vastutavatele töötlejatele, kellega on sõlmitud vastavasisuline leping.

Millistel juhtudel töötleme teie isikuandmeid?

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul Teie enda algatus (taotlus, teabenõue, märgukiri, avaldus jne) või isiku pöördumine omavalitsusorgani poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb asutus isikuandmeid ainult siis, kui seadus näeb ette vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks.

Töötleme Teie isikuandmeid (näiteks ees- ja perekonnanimi, isikukood, sünniaeg, elukoha aadress, kontaktandmed) järgmistel juhtudel:

  • avaliku ülesande täitmisel (näiteks koolikoha või sünnitoetuse määramine);
  • Teiega sõlmitud lepingu täitmisel;
  • juriidilise kohustuse täitmisel (näiteks andmete edastamine panka palkade maksmisega seoses).

Kui soovime Teie isikuandmeid töödelda eespool nimetamata alusel, küsime Teilt selleks nõusoleku ning nimetame töödeldavad isikuandmed. Kui Te nõusolekut ei anna või võtate selle tagasi, siis me Teie isikuandmeid ei töötle.

Isikuandmete töötlemisel juhindume eeskätt:

Millistel juhtudel me teie isikuandmeid töötleme?

Teie isikuandmete edastamine riiklikesse andmekogudesse.

Edastame teie isikuandmeid ainult nendesse  riiklikesse andmekogudesse, mille puhul  on meil seadusest tulenev kohustus. Näiteks edastame teie andmeid Maksu-ja tolliametile maamaksu arvestusega seonduvalt, Sotsiaalkindlustusametile erinevate perehüvitistega seonduvalt või kohtule teiega seotud menetluste raames.  Kui te soovite teavet, millistesse andmekogudesse teie isikuandmeid edastatakse, pöörduge teabenõudega meie vastava ameti poole. Andmekogudes isikuandmeid sisaldavaid osi avaandmetena ei esitata.

Teie poolt saadetud  selgitustaotlus, märgukiri, muu taotlus või teabenõue.

Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul teie enda algatus meile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude saatmisel. Sellisel juhul kasutame teie isikuandmeid teile vastamise eesmärgil. 

Kui peame teile vastamiseks tegema täiendavaid järelpärimisi, avaldame teie isikuandmeid üksnes minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik.

Kui meile saadetud selgitustaotlusele / märgukirjale / teabenõudele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud asutusele ja teavitame teid vastavast edastamisest.

Seaduse kohaselt peavad kirjavahetuse andmed olema nähtavad asutuse dokumendiregistri avalikus vaates, mistõttu registreerime eraisikute poolt saadetud kirjad nimetatud registris. Eraisikust kirja saatja või saaja nime me ei avalikusta ning dokumendiregistri avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid.

Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel, siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Sellised kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.

Juhul, kui teie poolt saadetud kiri sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid, tunnistatakse see registrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust ning võimalike juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Isiku pöördumisele vastatakse tema valitud viisil kas telefoni, e-posti või kirja teel. Olenevalt teema delikaatsusest edastatakse vastus krüptitud või krüptimata e-kirjaga. Kui isik soovib vastust saada posti teel, siis vastatakse talle olenevalt teema delikaatsusest kas liht- või tähtkirjaga.

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat, misjärel kuuluvad selle tähtaja ületanud dokumendid hävitamisele.

Teie poolt esitatud kaebus või vaie  või teie peale on esitatud kaebus.

Kui esitate meile kaebuse/vaide või Teie peale kaevatakse, kasutame Teie isikuandmeid nimetatud asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldame kaebuse/vaide esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.

Kui meile saadetud kaebuse/vaide läbivaatamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle nimetatud asutusele ja teavitame teid ka vastavast edastamisest.

Menetlusdokumentide osapooltele kättetoimetamine toimub:

  • E-posti teel
  • Posti teel liht- või tähitud kirjana (postirisk on postiteenuse osutajal ning kirja saajal).

Asja menetlemiseks ning dokumendi kätte toimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mida olete ise meile avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist. Samuti kasutame isiku ametlikku e-posti aadressi (isikukood@eesti.ee, registrikood@eesti.ee).

Seaduse kohaselt on kaebuste/vaiete andmestik nähtav dokumendiregistri avalikus vaates, kus eraisikute andmeid me ei avalikusta. Avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisiku nime initsiaalid.

Kaebusi/vaideid ja sellealast kirjavahetust säilitame 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

Teie poolt esitatud taotlus või avaldus haldusmenetluse algatamiseks.

Kui esitate meile taotluse haldusmenetluse algatamiseks ning menetluse raames tuleb teie andmeid edastada kolmandatele isikutele, lähtume  isikuandmete kaitse seadusest, haldusmenetluse seadusest, avaliku teabe seadusest ja muudest õigusaktidest.

Haldusmenetluse seaduse järgi on teil õigus menetluse igas staadiumis tutvuda valla ametiasutuses säilitatavate dokumentidega, mis on haldusmenetlusega seotud. Dokumentidega saate tutvuda üldjuhul asutuse tööruumides teenistuja juuresolekul. Asutus võib teil keelata toimiku, dokumendi või selle osaga tutvumise, kui selles sisalduvaid andmeid on seaduse kohaselt keelatud avaldada.

Teie poolt esitatud kaebus või vaie  või teie peale kaevatakse ja te olete väärteomenetluse osapooleks.

Kui olete väärteomenetluse osapooleks, töötleme teie isikuandmeid väärteomenetluse läbiviimise eesmärgil. Väärteomenetluse läbiviimist reguleerivad üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik ja kriminaalmenetluse seadustik.

Väärteoteate esitaja andmed avaldame teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust.

Menetlusosalisteks on menetlusalune isik ja tema kaitsja. Menetlusosalised saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras.

Väärteomenetluse seadustiku kohaselt ei loeta kaebuse/väärteoteate esitajat menetlusosaliseks. Materjalidega tutvumiseks peab väärteoteate esitaja esitama teabenõude, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

Oleme liitunud e-toimiku infosüsteemiga, mida kasutame väärteomenetluste läbiviimise eesmärgil, sh andmevahetuseks teiste asutustega (nt karistuse andmete edastamisel Karistusregistrile). Põhimääruse kohaselt on e-toimiku infosüsteem kinnine. Siseneda saab üksnes ID-kaardiga sisse logides. Juurdepääsuõigus on üksnes pädevatel ametiisikutel. Samuti saab menetlusosaline ise vaadata enda menetlusandmeid ning esitada ja saada kätte menetlusdokumente.

Jõustunud väärteootsused registreeritakse karistusregistris. Iseenda kohta saab küsida kõiki registriandmeid ning tasuta. Teise isiku väärteokaristuse kohta antakse küsijale teavet, kui trahvi suurus on vähemalt 50 trahviühikut või väärtegu on pandud toime korduvalt. Teise isiku kohta karistusregistri andmete küsimisel tuleb elektroonilise päringu eest maksta tasu ning paberdokumendi eest riigilõiv. Teatud isikuandmeid (aadress, kodakondsus jms) ning alaealise karistusandmeid ei väljastata. Täpsed nõuded karistusandmetele juurdepääsu kohta on karistusregistri seaduse 3. peatükis.

Seadus lubab meil väärteomenetlustega seotud asjaolusid avalikustada üksnes erandlikel juhtudel (väärteomenetluse seadustiku § 62). Seda õigust kavatseme kasutada vaid väga tungival vajadusel ja hoidudes asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Muuhulgas jätame endale õiguse, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi. Me ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.

Te külastate meie võrgulehti, osalete küsitluses, registreerute üritusele, tellite teavitusi või helistate infotelefonile.

Võrgulehtede külastamise andmeid töötleme üksnes isikustamata kujul külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal lehekülgi arendada ja külastajatele mugavamaks muuta.

Personaalsete teavituste tellimisel töötleme teie isikuandmeid üksnes tellitud teavituste saatmiseks.

Küsitlusel osalemisel avaldatakse andmeid statistika tegemise eesmärgil üksnes isikustamata kujul. Küsitluste puhul, millele vastajate vahel loositakse välja auhindu, töötleme teie isikuandmeid teiega ühenduse võtmiseks.

Üritustele registreerimisel töötleme teie isikuandmeid üritusel osalejate nimekirja koostamiseks ja vajadusel teiega ühenduse võtmiseks.

Infotelefonile helistamisel töötleme teie isikuandmeid üksnes teie poolt avaldatud ulatuses teile info andmise eesmärgil. Infotelefonile helistamisest teeme kokkuvõtteid üksnes pöördumise sisust isikustamata kujul. Telefonikõnesid me ei salvesta.

Te kandideerite meile tööle.

Tööle kandideerimisel töötleme teie poolt avaldatud isikuandmeid, et hinnata teie sobivust vastavale töökohale. Kandideerijal palutakse üldjuhul esitada elulookirjeldus ja haridust tõendav dokument ning konkursi tingimuste korral motivatsioonikiri.

Sobivuse hindamiseks kogume teie kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Teil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.

Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.

Säilitame värbamisprotsessi raames saadud dokumente järgmistel eesmärkidel:

  • Paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks (150 päeva arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest).
  • Kandidaadi nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.
  • Värbamise ja valiku käigus kandidaatide esitatud dokumente ning muid värbamis- ja valikuprotsessi käigus tähtsust omavaid dokumente säilitatakse 1 aasta valiku lõppotsuse tegemisest.

Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. Kandideerijate andmeid ei avalikustata teistele kandidaatidele.

Teave kandidaadi tööle võtmise või ametisse nimetamise kohta on avalik.

Kes teie isikuandmeid töötleb?

Isikuandmete vastutav töötleja on Rae Vallavalitsus, kes vastutab konkreetse avaliku ülesande, juriidilise kohustuse või lepingu täitmise eest või kes on teilt küsinud nõusoleku andmete töötlemiseks. Rae Vallavalitsus tagab, et teie isikuandmetele pääsevad ligi ja neid kasutavad vaid need teenistujad, kellel selline kohustus on teenistusülesannetega pandud.

Vastutav töötleja võib edastada isikuandmeid töötlemiseks volitatud töötlejale (näiteks infosüsteemi pidajale), kellega valla ametiasutus on sõlminud asjakohase lepingu. Volitatud töötleja on kohustatud järgima lepingus nimetatud eesmärke ja viise ning valla ametiasutuse juhiseid.

Millised on meie põhimõtted isikuandmete avalikustamisel?

Vallavalitsus täidab avaliku võimu ülesandeid  ning töötleb isikuandmeid ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks. Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tulenev seadusest ja eraisikute kirjad (nii saabunud kui välja saadetavad) registreeritakse vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris, millele on avalik juurdepääs Rae valla veebilehelt www.rae.ee.

Avaandmetena ehk kõigile vabalt ja avalikult kasutatavate masinloetavate andmetena me isikuandmeid ei avalikusta, välja arvatud juhul, kui see teid ei kahjusta ja juba andmete esmasel kogumisel on teid teavitatud sellest, et seaduse alusel on andmed avalikud.

Kui kaua hoiame teie andmeid?

Säilitame teie andmeid:

  • Dokumendi puhul seadusest tuleneva säilitustähtaja möödumiseni.
  • Nii kaua, kui seda on vaja seadusest tuleneva ülesande täitmiseks.
  • Seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni.

Andmeid, millel ei ole arhiiviväärtust, töötleme säilitustähtaja möödumiseni. Arhiiviväärtuslikud andmed arhiveerime ning lõpetame üle antud andmete töötlemise.

Kuidas me teie isikuandmeid kaitseme?

Meie eesmärk on hoida ära isikuandmete volitamata töötlemist, tagada vajaduspõhine juurdepääs andmetele ning takistada andmete lubamatut avalikustamist. Selleks kasutame nii organisatsioonilisi, füüsilisi kui ka infotehnoloogilisi turvameetmeid, sh asjakohast andmekaitse taset. Valla ametiasutuse teenistujad on kohustatud isikuandmete töötlemisel järgima kõiki seadustest tulenevaid andmekaitsereegleid ning kasutama turvameetmeid.

Volitatud töötleja peab isikuandmete töötlemisel tagama vähemalt samasuguse turvalisuse taseme, nagu seda teeb vallavalitsus või tema poolt hallatav  asutus.

Millised on teie õigused?

Teil on õigus saada teavet, milliseid andmeid me Teie oleme kogunud ja kuidas me neid töötleme. Teabe saamiseks peate tõendama oma isikusamasust ning esitama selleks valla ametiasutusele eelistatult digitaalselt allkirjastatud päringu. Teie päringule vastatakse mõistliku aja jooksul (hiljemalt 30 päeva jooksul). Asutusel on võimalik vastamise tähtaega pikendada isikuandmete kaitse üldmääruse artikli 12 lõike 3 alusel 60 päeva võrra, võttes arvesse päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu. Valla ametiasutus teavitab teid vastamise tähtaja pikendamisest ja viivituse põhjustest 30 päeva jooksul alates päringu saamisest. Kui valla ametiasutus keeldub päringule vastamisest, siis selgitab ta keeldumise aluseid ja põhjuseid.

Asutus keeldub dokumentidega kohapeal tutvumise võimaldamisest ja dokumentide või teabe väljastamisest juhul, kui see võib:

  • kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;
  • takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist;
  • ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Teie isikuandmete töötlemisel teie nõusoleku alusel on teil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta. Nõusoleku tagasivõtmiseks palume teha avaldus valla ametiasutusele, kellele olete andmete töötlemiseks nõusoleku andnud. Valla ametiasutus lõpetab isikuandmete töötlemise kohe, kui on nõusoleku tagasivõtmist tõendav avaldus on valla ametiasutusse jõudnud.

Teil on õigus nõuda isikuandmete kustutamist, kui teie andmeid töödeldakse teie eelneva nõusoleku alusel ning te olete nõusoleku tagasi võtnud või kui andmete säilitustähtaeg on möödunud ja neid ei pea arhiveerima.

Teil on õigus nõuda oma andmete parandamist, kui need on muutunud või muul põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad.

Kui valla ametiasutus kavatseb isikuandmeid edasi töödelda muudel eesmärkidel kui see, mille jaoks need esialgu koguti, edastab ta teile eelnevalt teabe töödeldavate andmete koosseisu ja edasise töötlemise eesmärkide kohta.

Teie kui andmesubjekti õigused on täpsemalt sätestatud EL määruse 2016/679 artiklites 15–22.

Kuidas reageerime isikuandmetega seotud rikkumistele?

Kui toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis teavitame rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni. Võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lahendada.

Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta ette vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

Kelle poole pöörduda probleemide korral?

Isikuandmete töötlemise õiguspärasuse eest vastutab ning teavet andmekaitsetingimuste ja andmetöötlusprotsessi kohta annab valla ametiasutus, kes teie isikuandmeid töötleb. Kui andmesubjekt leiab, et isikuandmete töötlemisel rikutakse tema õigusi, on tal õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.